Wer einen Nachweis über die tatsächliche Zustellung seiner Postsendung benötigt, sollte diese als Einschreiben versenden. Der Versand als Einschreiben mit Rückschein empfiehlt sich insbesondere als Nachweis für Erklärungen gegenüber Behörden, Widersprüche, Kündigungen von Verträgen / Mietverhältnissen und ähnlichen Dokumenten, bei denen zum Beispiel aufgrund laufender Kündigungs- und Widerspruchsfristen zwingend ein Nachweis über den rechtzeitigen Zugang beim Empfänger benötigt wird.
Sofern ein Nachweis über den Zeitpunkt der Zustellung sowie eine Unterschrift des Empfängers oder Empfangsbevollmächtigten benötigt werden, bietet sich ein Versand via Einschreiben mit Rückschein an. Bei dieser Versandvariante erhält der Absender nach erfolgreicher Zustellung den Rückschein als Nachweis über das Datum der Zustellung sowie eine Unterschrift des Empfängers. Letzterer kann entweder der Adressat der Sendung selbst oder auch dessen Empfangsberechtigter sein. Die Empfangsberechtigung hängt von den individuellen Gegebenheiten ab. Zum einen ist ein vom Empfänger des Schreibens ausdrücklich schriftlich Bevollmächtigter berechtigt zur Entgegennahme des Einschreibens. Die Bevollmächtigung kann sich aber auch formlos aus den Lebens- und Wohnumständen ergeben. So dürfte z.B. bei einem Privathaushalt eine Zustellung an den Ehegatten formlos erfolgen, da hier von einer Bevollmächtigung zum Empfang von Postsendungen grundsätzlich auszugehen ist. Dasselbe gilt für die sogenannten Ersatzempfänger. Hierbei handelt es sich um Personen, die in den Räumen des Empfängers angetroffen werden und die nach ihrem Anschein zur Annahme derartiger Postsendungen befugt sind.
Eine Bevollmächtigung für die Ausführung eines Rechtsgeschäfts, vorliegend den Empfang eines Einschreibens mit Rückschein, kann nach § 167 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) entweder durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erfolgen (Innenvollmacht) oder auch gegenüber dem Dritten, dem gegenüber die Vertretung erfolgen soll (Außenvollmacht), im vorliegenden Fall dem Postdienstleister.
Die Erteilung einer Vollmacht ist gemäß § 167 Abs. 2 des (BGB) unabhängig von der Art des geplanten Rechtsgeschäfts grundsätzlich formlos möglich. Eine mündliche Bevollmächtigung ist daher bereits ausreichend, um dem Vertreter entsprechende Befugnisse einzuräumen.
Von den tatsächlich erteilten Vollmachten ist die Anscheinsvollmacht zu unterscheiden. Diese wird ausschließlich aus dem Verhalten des Vertretenen hergeleitet, ohne dass eine entsprechende Willenserklärung desselben tatsächlich vorliegt. Der Vertretene hat also gerade keine Bevollmächtigung für ein bestimmtes Verhalten erteilt, muss sich dieses jedoch zurechnen lassen, da er bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen können, dass er vertreten wird. Die Zustellung einer Postsendung an einen lediglich Anscheinsbevollmächtigten wäre daher ebenfalls wirksam, da der Empfänger der Sendung sich das Verhalten des lediglich Anscheinsbevollmächtigten wie eigenes Handeln zurechnen lassen muss.
Im Geschäftsleben erfolgt eine Bevollmächtigung durch die Erteilung einer Prokura. Diese ermächtigt gemäß § 49 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Eine besondere Befugnis wird nach Absatz 2 lediglich zur Veräußerung und Belastung von Grundstücken benötigt.
Eine Vollmacht besitzt bis zu ihrem Widerruf Gültigkeit. Ein solcher ist seitens des Vollmachtgebers jederzeit möglich und unterliegt grundsätzlich – ebenso wie die Erteilung der Vollmacht – keinem Formerfordernis. Sollte die Vollmacht nur im Innenverhältnis ausgesprochen worden sein, genügt eine entsprechende Erklärung gegenüber dem ursprünglich Bevollmächtigten. Bei einer Bekanntgabe der Vollmacht nach außen ist ein Widerruf auch gegenüber den übrigen Empfängern der Erklärung notwendig. Ansonsten besteht die Gefahr des Entstehens einer Anscheinsvollmacht (s.o.).
Bei Gemeinschaftseinrichtungen wie z.B. Seniorenresidenzen, Krankenhäusern oder ähnlich gelagerten Einrichtungen werden hinsichtlich der Postempfangs von der Leitung der betreffenden Einrichtung bestimmte Personen beauftragt, welche ihrerseits als Empfangsberechtigte für Postsendungen der dortigen Bewohner fungieren und zur Kennzeichnung des Rückscheins befugt sind.
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